[책] 보고서의 법칙 (우병헌 실장, 조선일보)

어떻게 쓸 것인가… 독자의 뇌에 착 달라붙는 커스터마이징 글쓰기 비결

우병현 디지털전략실장

         

입력 2018.12.21 06:00

보고서의 법칙
백승권 지음 | 바다출판사 | 336쪽 | 1만6500원

백승권 비즈니스 라이팅 강사가 새 책 ‘보고서의 법칙'을 냈다.

‘보고서의 법칙’ 중 ‘커스터마이징:의사결정권자 중심으로 써라’ 편을 골라서 분해 맵핑으로 읽었다.

다음은 분해 맵핑으로 읽은 내용.

커스터마이징은 고객 맞춤 서비스를 뜻하는데,

오늘날 재료 기술 디자인 콘텐츠 등을 고객의 요구에 맞춰주는 행위를 지칭한다.

보고서 작성에서 커스터마이징이란 독자 시각에서 보고서를 쓰는 것을 뜻한다.

2011년 남아프리카 공화국 더반에서 올림픽 개최지를 결정하는 IOC총회가 열렸다.

이 총회에서 평창은 삼수끝에 2018년 동계 올림픽 개최권을 따냈다.

이전 두번의 프리젠테이션과 더반 프레젠테이션은 어떻게 달랐나?

2003년 첫 도전째 프리젠테이션은

88올림픽을 성공적으로 치른 역량과 남북 분단 국가에서 개최되는 의미를 강조했다.

2007년엔 눈의 질이 좋은 점을 강조하고, 눈이 오지 않는 나라를 위한 지원 프로그램을 내세웠다.

투표권자를 감동시켰지만 밴쿠버에 개최권을 넘겨줘야 했다.

유치위원회는 두번 실패 원인을 분석하고 더반에서는 IOC 위원이 원하는 것이 무엇인지에 초점을 맞췄다.

즉, IOC는 동계올림픽의 특성상 참가국 수가 적은 것을 고심했다.

유치팀은 이 점을 감안해 ‘새로운 지평'이라는 키워드를 제시했다.

동계올림픽 참가국 확대에 평창이 얼마나 노력하고 있는지,

또 브릿지 역할을 할 수 있는지를 보여줬다.

저자는 IT회사워크숍 사례를 통해 여느 직장의 보고서의 문제점을 짚어낸다.

이 회사의 사장은 직원들의 보고서가 너무 길고 원하는 대목을 찾기 어렵다며 해결책을 요청했다.

필자가 이 회사의 보고서를 훓어보고, 전형적으로 일한 사람의 시각에서 보고서를 쓴 점을 확인했다.

즉 ‘사장님, 저 이렇게 일했어요'라고 말하듯이, 일한 순서대로 장황하게 보고서를 작성했다.

반면 사장은 결과를 알고 싶어했다.

 보고서의 최종 독자인 사장을 배제한 글쓰기가 일반화되어 있었던 것이다.

노무현 정부 시절 ‘청와대브리핑'의 책임 편집 업무를 맡았던 비지니스 글쓰기 전문가 백승권의 ‘보고서의 법칙'을 분해매핑으로 읽었다. 장르 불문, 글쓰기 비법은 동일하다.

첫째, 글감이 신선하고, 다양해야 한다.

둘째, 글감을 논리적으로 잘 엮어야 한다.

셋째,독자가 누구인지를 염두에 두고, 독자의 뇌에 착 달라붙는 스티커 메시지를 담아야 한다.

소설가 데이비드 윌리스는 표현적 글쓰기와 소통적 글쓰기로 구분한다.

소통적 글쓰기는 독자의 반응이 가장 중요하다.

따라서 독자의 공감과 동의를 끌어내기 위해 글감을 선택하고 또 배열하고 표현해야 한다.

보고서는 어떤 조직이든지 최고 의사결정권자가 최종 독자다.

최고의사결정권자는 보고서를 읽고 판단을 해야 하고, 그 결과에 따라 조직의 성과가 갈린다.

보고서 작성자는 자신의 주관이나 이해관계를 배제하고 사실과 의견도 구분해야 한다.

최고 의사결정권자의 배경지식이나 정보 정도를 감안해 내용을 구성해야 한다.

심지어 글자체, 크기 등 표현 형식도 최고의사결정권자의 눈높이에 맞춰야 한다.

만약 홈페이지 콘텐츠와 같이 조직 차원에서 글을 쓴다면,

수요자 또는 고객을 독자로 가정하고 수요자가 알고 싶은 내용을 최우선시해야 한다.

일정 시간이 지난 뒤 보고서는 어떤 역할을 할까?

보고서는 조직의 암묵적인 기록이자 역사다.

보고서를 작성할 때 다음 사람에게 무엇을 전해줄 것인가를 생각하고 써야 한다.

그래야 조직의 총체적 역량이 점점 커진다.

저자는 한국과 일본 아르바이트를 비교한다.

한국 아르바이트생은 첫날 바로 실무에 투입되어 몸으로 부딪히며 일을 익히고,

일에 익숙할 즈음에 그만 둔다.

일본 아르바이트생은 하루 정도 선배 아르바이트생이 이어서 만든 매뉴얼을 숙지하고, 실무에 투입된다.

저자가 보기에 한국 직장인은 대부분 한국 아르바이트생처럼 일한다.

어떤 보고서라도 미래의 독자를 염두에 두고, 자신의 문제의식 열정, 경험과 고민을 담아서 써야 한다.

깊이 공감하는 대목이다.

2장을 발췌독서하고 나서, 전체 목차를 훓어봤다.

저자는 커스터마이징을 포함해 핵심요약법, 두괄식, 카테고리분류, 개조식,직관력과 설득력 등

6가지 보고서 작성 원칙을 제시한다.

저자는 청와대에서 실제 보고서 작성 경험을 쌓았고,

이어 매년 800시간 실제 사례를 소재로 현장 교육을 하고 있다.

이 책의 가장 빛나는 점이 바로 그런 경험에서 쉬우면서도 구체적으로 보고서 작성원리를 뽑아낸 것이다.

필자도 경영현장에서 함께 일하는 사람들의 글쓰기 능력을 키우는 방법을 늘 고심했다.

직장인의 글쓰기 능력이야말로, 조직역량의 핵심이라는 점을 절감했기 때문이다.

동향보고서부터 기획서, 제안서, 결과보고서 등 모든 직장내 문서를 잘 쓰는 사람은 돋보인다.

그런 사람은 맡은 임무의 핵심을 잘 파악하고 있고, 의사결정권자가 무엇을 중요하게 생각하는지를 꿰뚫는다. 아울러, 동료의 협업을 끌어내는데 필요한 수평 소통 능력도 발휘한다.

반대 유형은 자신의 프레임대로 문서 구조를 만들고, 중간 소통없이 최종 결과물만 불쑥 내민다.

또 무슨 대단한 기밀이라도 다루듯, 동료와 소통하지 않고

혼자서 마감까지 문서를 끌어안고 만지작 거리기만 한다.

보고서 법칙에서 보고서가 단순한 문자와 기호의 집합이 아니라,

조직의 기록이자 역사가 되어야 한다는 대목에서 무릎을 탁 쳤다.

보고서를 만드는 과정에서 언젠가 유사한 일을 맡을 미지의 동료를 위해 어떤 문제 의식을 가졌는지,

어떤 난관을 만나 어떻게 해법을 찾았는지 등 진짜 지식과 정보를 담아야 한다.

구성원이 그렇게 이어달리기를 하면서 정보와 지식을 축적하면 ‘매뉴얼'을 탄생시킨다.

조직의 지혜와 경험을 농축한 매뉴얼은 어떤 상황도 대처할 수 있는 등대 역할을 한다.

문제는 보고서 작성을 매뉴얼화해서 수준 높은 보고서를 쓰게 만들어도,

자발적으로 공유하게 만드는 비법을 찾기 어려운 점이다.

저자도 그 비법을 찾기 위해 고심하고 또 연구하는 듯하다.

       

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